Burg

Vom Papierschrank zur E-Akte

Regisafe: Dieser Begriff steht für eine Menge Arbeit, die in nächster Zeit auf die Amtsverwaltung Burg-St. Michaelisdonn zukommen wird. Aber gleichzeitig auch für eine Möglichkeit, Schränke voller Akten in ein modernes Zeitalter zu überführen.

„Regisafe hilft uns dabei, die papierbasierte auf die elektronische Aktenführung umzustellen“, sagt Marco Strufe. Der Leitende Verwaltungsbeamte machte bei der jüngsten Sitzung des Amtsausschusses keinen Hehl daraus, dass dieses kein einfacher und schnell umzusetzender Prozess sei. Immerhin habe sich in den vergangenen Jahrzehnten so einiges in den Aktenarchiven des Amtes angesammelt. Dennoch müsse gehandelt werden, da die sogenannte digitale Verwaltung auch vor dem öffentlichen und dem kommunalen Bereich nicht Halt macht. „Zudem folgen wir einem Bundeserlass, den wir auf unser Amt angepasst haben und nach dem auch wir unser internes Archivmanagement automatisieren müssen“, so Strufe. Dieses seien die ersten Schritte zu den Onlinedateien, die das Amt mittelfristig anbieten können müsse.

Konkret müssen die vorhandenen Akten eingescannt und digital abgespeichert werden. „Das ist ein sehr aufwendiges Unterfangen“, so Strufe. Von diesem Prozess – von Schränken voller Papier zur sogenannten E-Akte – ausgespart werden können und werden allerdings solche Akten, die gesetzlich nicht auf Dauer aufbewahrt werden müssen. „Und beispielsweise bei den Bauunterlagen von privaten Antragstellern, an denen insgesamt sehr viele große Planzeichnungen hängen, werden wir vorerst weiter die Papierakten vorhalten“, so Strufe. 

Die Mitglieder des Amtsausschusses beschlossen einstimmig eine entsprechende Dienstanweisung, nach der in der Verwaltung künftig das Regisafe-System, eine modular aufgebaute Software,  eingesetzt werden muss. Diese wird die Verwaltung künftig auch unterstützen in den Bereichen digitaler Posteingang, digitales Personalbüro und Ratsinformationen.

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