Elektronische Signatur - alle wichtigen Informationen

Vorteile von elektronische Signaturen 

Elektronische Signaturen bieten zahlreiche Vorteile im Vergleich zu traditionellen Unterschriften auf Papier. Einer der größten Vorteile ist die Zeitersparnis. Dokumente können in wenigen Sekunden unterzeichnet und zurückgesendet werden, ohne dass sie physisch versendet werden müssen. Dadurch wird der gesamte Workflow beschleunigt und Engpässe können vermieden werden. Außerdem sind elektronische Signaturen in der Regel kostengünstiger als physische Unterschriften, da keine Kosten für Druck, Versand und Archivierung entstehen. Darüber hinaus sind elektronische Signaturen sicherer und zuverlässiger als physische Unterschriften, da sie mit fortschrittlichen Technologien wie Verschlüsselung und Authentifizierung geschützt werden können. Schließlich sind elektronische Signaturen umweltfreundlicher als Papierdokumente und tragen dazu bei, den Papierverbrauch und die CO2-Emissionen zu reduzieren.

Wie funktionieren elektronische Signaturen? 

Elektronische Signaturen basieren auf kryptografischen Methoden, um die Integrität, Authentizität und Vertraulichkeit von Dokumenten und Unterschriften zu gewährleisten. Im Wesentlichen funktioniert eine elektronische Signatur durch die Erstellung eines digitalen Fingerabdrucks des Dokuments, der durch eine eindeutige Signatur des Unterzeichners bestätigt wird. Dieser digitale Fingerabdruck wird mithilfe von Verschlüsselungstechnologien erstellt und kann nur vom Unterzeichner mithilfe eines privaten Schlüssels entschlüsselt werden. Durch diesen Prozess wird sichergestellt, dass das Dokument während der Übertragung nicht verändert wurde und dass der Unterzeichner tatsächlich der ist, für den er sich ausgibt. Unternehmen nutzen meist professionelle Anbieter wie Autenti, um elektronische Signaturen in ihre Geschäftsprozesse einzubinden. 

Arten von elektronischen Signaturen

Elektronische Signaturen werden in die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur unterteilt.

• Einfache elektronischen Signatur - Eine einfache elektronische Signatur ist eine elektronische Form der Unterschrift, die meistens in Form einer eingescannten Unterschrift oder einer handschriftlichen Signatur auf einem elektronischen Signaturpad erstellt wird. Sie wird häufig für einfache Geschäftsabläufe verwendet und bietet eine grundlegende Form der Identitätsüberprüfung und Dokumentenauthentifizierung. Allerdings bietet eine einfache elektronische Signatur im Vergleich zu fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signaturen nur ein geringeres Maß an Sicherheit.
• Fortgeschrittene elektronischen Signatur - Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist eine elektronische Signatur, die auf einer speziellen technischen Lösung basiert und eine höhere Sicherheit bietet als eine einfache elektronische Signatur. Sie erfordert die Überprüfung der Identität des Unterzeichners durch eine vertrauenswürdige Stelle und schließt den Unterzeichner an den Inhalt des unterzeichneten Dokuments bindend an. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur bietet eine höhere Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit von elektronischen Dokumenten und ist für viele geschäftliche Transaktionen rechtlich anerkannt. 
• Qualifizierte elektronische Signatur – Eine qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Stufe der elektronischen Signatur und basiert auf einem qualifizierten Zertifikat, das von einer zugelassenen Zertifizierungsstelle ausgestellt wird. Sie bietet eine höhere Sicherheit und ist gesetzlich gleichgestellt mit einer handschriftlichen Unterschrift. Eine qualifizierte elektronische Signatur erfordert eine persönliche Identifikation des Unterzeichners und wird in der Regel für wichtige geschäftliche und rechtliche Transaktionen wie Verträge, Rechnungen oder Steuererklärungen verwendet.

Beispiele für Einsatzgebiete von elektronischen Signaturen

Elektronische Signaturen finden in zahlreichen Bereichen Anwendung, um eine rechtsverbindliche und sichere Kommunikation zu gewährleisten. Insbesondere im Bereich des Online-Bankings haben sich elektronische Signaturen etabliert. Viele Onlinebanken bieten ihren Kunden die Möglichkeit, ein Girokonto bequem von zu Hause aus zu eröffnen. Dabei müssen die Kunden die Kontoeröffnungsunterlagen elektronisch unterschreiben, um ihre Identität zu bestätigen und den Vertrag rechtskräftig abzuschließen. Die Verwendung von elektronischen Signaturen ermöglicht hierbei eine schnelle und sichere Abwicklung des Prozesses, ohne dass der Kunde persönlich in einer Bankfiliale erscheinen muss.

Rechtlicher Status von elektronischen Signaturen 

Der rechtliche Status von elektronischen Signaturen ist in der EU durch die eIDAS-Verordnung (Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt) geregelt. Diese Verordnung stellt sicher, dass elektronische Signaturen rechtlich den handschriftlichen Unterschriften gleichgestellt sind und somit als rechtsverbindlich gelten können. Allerdings sind für unterschiedliche Arten von Geschäften auch unterschiedliche Signaturen notwendig, beispielsweise müssen Verträge mit hohen finanziellen Transaktionen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet werden. 

Sicherheit von elektronischen Signaturen 

Die Sicherheit von elektronischen Signaturen ist ein wichtiger Aspekt bei der Verwendung dieser Technologie. Eine elektronische Signatur soll sicherstellen, dass das unterschriebene Dokument nicht manipuliert wurde und die Identität des Unterzeichners bestätigt wird. Dafür werden verschiedene kryptographische Methoden eingesetzt, wie beispielsweise die Verschlüsselung der Signatur mit einem privaten Schlüssel des Unterzeichners und der Überprüfung der Signatur mit einem öffentlichen Schlüssel. Zudem müssen die entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, um unbefugten Zugriff auf die Signatur und das Dokument zu verhindern.