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Online Urlaubsplaner - die richtige Urlaubsplanung im Unternehmen

Mit einem online Urlaubsplaner gelingt eine reibungslose Planung.Nutzen Sie die vielen Vorteile eines online Urlaubsplaners und implementieren Sie diesen im Unternehmen. Wir erklären Ihnen, worauf Sie dabei achten sollten.

Nehmen Sie die Urlaubsplanung für das neue Jahr rechtzeitig in Angriff, um eine gute Planungssicherheit zu gewährleisten. Das erfordert jedoch einiges an Zeit und Geschick, denn nur so können die Interessen der Mitarbeiter und ein reibungsloser Ablauf im Unternehmen sichergestellt werden. Doch es geht auch einfacher: Eine digitale Lösung unterstützt Sie nicht nur bei der Urlaubsplanung, sondern übernimmt die Prozesse teilweise sogar automatisch. Wir erklären Ihnen, worauf es dabei ankommt.

Online Urlaubsplanung und Urlaubsverwaltung - was ist das?

Ein flexibler online Urlaubsplaner bietet Ihnen alle Funktionen, die Sie für eine effiziente Urlaubsplanung benötigen. Die Ansprüche auf Urlaub werden zudem individuell für jeden Mitarbeiter, auf Basis der Arbeitsmodelle berechnet und sind dann für Arbeitnehmer und Vorgesetzte übersichtlich einsehbar.

Papierlos können Urlaubsanträge online eingereicht und dort auch gleich bearbeitet werden. Bei Annahme oder Ablehnung informiert das System die Mitarbeiter automatisch. Auch sonstige Abwesenheiten, wie Überstundenabbau, Sonderurlaub, Schulungen etc., lassen sich in online Diensten einfach anpassen.

Zudem können Sie darüber auch gezielt Urlaubsbegrenzungen für bestimmte Zeiträume anlegen, damit ein Projekt nicht plötzlich unterbesetzt ist. Ebenso werden Ihnen alle Mitarbeiter angezeigt, die in dieser Zeitspanne bereits Urlaub eingereicht haben.

Die Vorteile der digitalen Urlaubsplanung

Die digitale Urlaubsplanung macht den gesamten Planungsprozess deutlich übersichtlicher, es wird papierlos gearbeitet und große Teams können langfristig planen. Schauen Sie direkt nach, wann welcher Mitarbeiter Urlaub eingereicht hat und verzichten Sie auf eine aufwendige Kommunikation. Alle Anträge werden automatisch archiviert und können auch gleich online unterschrieben werden.

Kriterien für die richtige Urlaubsplanung im Unternehmen

Achten Sie auf folgenden Kriterien, damit die Urlaubsplanung im Unternehmen konfliktfrei und effizient abläuft: 

Klare Regeln 

Definieren Sie für die Urlaubsplanung möglichst klare Regeln. Damit diese auch eingehalten werden, sollten Sie die Regeln in die Betriebsvereinbarung aufnehmen. Die HR-Abteilung ist dafür zuständig und jede Führungskraft oder Teamleitung sollte am Ende eine klar definierte Checkliste erhalten. 

Frühzeitige Planung 

Je früher und langfristiger die Urlaubsplanung erstellt wird, desto besser. Am besten geschieht das in einem offenen Dialog. Bevorzugt behandelt werden, sollten dabei immer die Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern. Vor allem innerhalb der Ferien und an Weihnachten. Aber auch Brückentage und das Jahresende sind sehr beliebte Urlaubstage, welche Sie immer gerecht verteilen sollten.

Stellen Sie zudem sicher, dass nicht zu viele Mitarbeiter an Firmenveranstaltungen im Urlaub sind, damit das Wir-Gefühl gestärkt wird. Ebenso sollten religiöse Feiertage aller Glaubensrichtungen beachtet werden. 

Den Bedarf des Unternehmens im Auge behalten 

Je frühzeitige mit der Urlaubsplanung begonnen wird, desto besser kann auch der Mitarbeiterbedarf geplant werden. Führungskräfte wissen in der Regel, in welchen Zeiten besonders viele Projekte anstehen und es mehr oder weniger zu tun gibt. Für diese Zeiträume eignet sich dann eine Urlaubssperre.

Eine online Software zur Unternehmensplanung ermöglicht Ihnen die Urlaubssperren und auch einen Betriebsurlaub für einzelne Abteilungen oder wahlweise das gesamte Unternehmen einzutragen. Stellen Mitarbeiter innerhalb eines solchen Zeitraums einen Urlaubsantrag, werden Sie automatisch darauf aufmerksam gemacht. 

Resturlaub und Gleitzeitguthaben beachten 

Der Urlaub dient der Erholung und soll den Mitarbeitern neue Energie geben. Motivieren Sie die Mitarbeiter aktiv, sich hin und wieder diese Erholung zu gönnen. Das wirkt sich insgesamt positiv auf die Ergebnisse aus. Schaffen Sie aber auch klare Regeln, bis wann Resturlaub genommen werden muss. Ein Online-Tool hilft Ihnen dabei, sodass Sie stets den Überblick darüber sowie Gleitzeitguthaben und Überstunden behalten.

Überschneidungen vermeiden 

Die Urlaubsplanung sollte immer so gestaltet werden, dass es bei Mitarbeitern aus ähnlichen Bereichen zu keinen Überschneidungen kommt. Eine online Software zeigt deshalb an, welche Mitarbeiter aus dem Team bereits eine Abwesenheit für diesen Zeitraum vorgemerkt haben. 

Mitarbeitervertretung regeln 

Beachten Sie bei einer Urlaubsplanung auch, dass je nach Tätigkeitsbereich eine Vertretung eingerichtet werden sollte. Eine online Planung ermöglicht diese festzulegen, sodass andere Mitarbeiter immer wissen, an wen Sie sich in diesem Zeitraum wenden können. 

Übergabe-Checkliste für die Mitarbeiter 

Ebenso wichtig ist eine reibungslose Übergabe. Dafür sollte eine Checkliste mit allen wichtigen Informationen erstellt werden. So gelingt der Urlaubsbeginn reibungslos und die entsprechenden Mitarbeiter müssen in ihrer freien Zeit nicht unnötigerweise kontaktiert werden. Dazu gehört es auch, entsprechende Zugänge freizuschalten und Dokumente zur Verfügung zu stellen. Beginnen Sie mit der Übergabe bereits eine Woche vor Beginn des Urlaubs.

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